Política de Privacidad

1. Alcance de esta Política

Esta Política se aplica a NIDO Staff, la aplicación móvil para personal de seguridad (rol GUARD) de la plataforma NIDO, desarrollada y operada por Elevia Group Corp.. Cubre los datos sobre usted como Guardia y los datos de terceros (visitantes y residentes) que usted gestiona a través de la aplicación.

Los residentes cuentan con su propia política de privacidad en NIDO. La Administración del P.H. puede complementar esta Política con avisos dirigidos a los visitantes del condominio.

2. Quién es responsable de sus datos

La Administración de la Propiedad Horizontal (o la empresa de seguridad contratada por ella), conforme a la Ley 31 de 18 de junio de 2010, decide para qué y cómo se registran los accesos al condominio. Por ello es la responsable del tratamiento de los datos de visitantes, residentes y control de acceso que usted gestiona con NIDO Staff.

Elevia Group Corp. es encargada del tratamiento de esos datos: los procesa y almacena por cuenta de la Administración del P.H. y siguiendo sus instrucciones. A su vez, Elevia Group Corp. es responsable del tratamiento de los datos necesarios para operar su cuenta de Guardia, autenticarlo, proteger la plataforma y mantener los registros de seguridad.

Usted, como Guardia, es un usuario autorizado que trata datos personales bajo las instrucciones de la Administración del P.H., con el deber de confidencialidad que le imponen la Ley 81 de 2019, estos documentos y su relación laboral o contractual.

3. Cómo funciona el sistema y dónde se almacena la información

La plataforma NIDO se compone de una API central, la aplicación de residentes NIDO, el portal web de administración y NIDO Staff. Todos los componentes se comunican con la API mediante conexiones cifradas; ninguna aplicación intercambia datos directamente con otra.

NIDO Staff no conserva datos de visitantes en su dispositivo. Los datos descargados permanecen solo en la memoria de la aplicación durante unos minutos para agilizar la navegación y se descartan al cerrarla; no existe copia local ni modo sin conexión con datos personales. Lo que sí se guarda en el dispositivo se describe en la sección 10.

• Residentes: desde NIDO anuncian visitas (pre-registros), emiten pases digitales y pases rápidos con código QR e invitan acompañantes. Esa información se guarda en la API y se le muestra a usted en Pre-registro y Verificación.
• Guardia: desde NIDO Staff usted registra llegadas de visitantes nuevos o recurrentes, valida pases escaneando el QR, revela datos enmascarados cuando es necesario, adjunta fotografías de evidencia y consulta el historial de accesos.
• Llegadas no anunciadas: la API las mantiene pendientes y notifica al residente anfitrión a través de NIDO; el residente aprueba o rechaza y NIDO Staff consulta el resultado. Usted también puede aprobar o rechazar indicando un motivo.
• Administración del P.H.: desde el portal web crea y suspende cuentas de guardias, revisa registros de inicio de sesión y de actividad, gestiona la lista de bloqueo, consulta el historial de accesos y lo exporta a hojas de cálculo.
• API: valida cada operación, aplica las reglas del condominio, escribe el registro de auditoría y almacena los datos en una base de datos PostgreSQL y las fotografías en almacenamiento en la nube de Google Cloud Platform.

4. Datos que tratamos sobre usted

Para operar su cuenta de Guardia, Elevia Group Corp. trata las siguientes categorías de datos:

• Datos de cuenta: nombre completo, correo electrónico, fotografía de perfil si existe, condominios y roles asignados, y su contraseña, almacenada únicamente en forma de hash.
• Datos de verificación: el teléfono asociado a su cuenta al que se envían los códigos OTP, los códigos generados, su caducidad y el resultado de cada intento.
• Datos del dispositivo: un identificador de instalación generado por la aplicación e información técnica del dispositivo y de la aplicación, usados para reconocer dispositivos nuevos y aplicar la regla de una sesión por rol.
• Datos de sesión: tokens de acceso y renovación, guardados en el almacenamiento privado de la aplicación en su dispositivo y eliminados al cerrar sesión.
• Preferencias: idioma y tema (claro u oscuro), guardados en el dispositivo y en su cuenta, y el correo recordado para facilitar el inicio de sesión.
• Registros de inicio de sesión y de actividad: fecha y hora, resultado, condominio, rol, entidad afectada, dirección IP y agente de usuario de cada intento de acceso y de cada acción.
• Aceptación de términos: versión aceptada, fecha y hora, aplicación, dirección IP y agente de usuario.

5. Datos de terceros que usted gestiona

En sus funciones usted introduce o consulta datos personales de terceros, cuya responsable es la Administración del P.H.:

No introduzca en la aplicación más datos que los estrictamente necesarios para el control de acceso, ni datos sensibles como salud, origen étnico, creencias u orientación sexual.

• Visitantes: nombre completo, número de documento, teléfono, placa del vehículo, tipo de acceso (vehículo, peatón o pasajero), unidad anfitriona, motivo de la visita, notas, fotografía de perfil y condición de recurrente.
• Movimientos de acceso: fecha y hora de llegada y salida, resultado de la validación, tipo de pase (digital, rápido o invitado de amenidad), alertas de seguridad por códigos QR malformados o manipulados y fotografías de evidencia.
• Decisiones: motivo de aprobación o rechazo de llegadas pendientes y motivo de las anulaciones autorizadas con PIN de supervisor.
• Residentes anfitriones: nombre y código de unidad, exclusivamente para identificar a quién visita cada persona y solicitar su aprobación.
• Pre-registros: datos del visitante anunciado, ventana de llegada, acompañantes y pase asociado, tal como los cargó el residente.

6. Finalidades y bases legales

Los datos sobre usted se tratan para administrar su cuenta, verificar su identidad, mantener la seguridad de la plataforma, registrar y auditar su actividad, atender incidentes y cumplir obligaciones legales. Las bases legales son la ejecución del servicio contratado por la Administración del P.H., el interés legítimo en la seguridad del condominio y de la plataforma, y el cumplimiento de obligaciones legales.

Los datos de visitantes y residentes se tratan por cuenta de la Administración del P.H. para controlar el acceso, verificar autorizaciones, prevenir e investigar incidentes y conservar un historial de ingresos. La base legal la determina la Administración del P.H. como responsable, generalmente su interés legítimo en la seguridad y sus obligaciones bajo la Ley 31 de 2010.

7. Enmascaramiento de datos y revelación auditada

Por defecto, NIDO Staff muestra los datos identificativos de visitantes (documento, nombre, teléfono y placa) enmascarados en listas, detalles, pre-registros e historial, en aplicación del principio de proporcionalidad de la Ley 81 de 2019: usted ve solo lo necesario para su tarea.

Cuando necesita el dato completo para identificar a una persona, puede solicitar su revelación. Cada revelación se envía a la API, que la registra en el rastro de auditoría con su identidad, fecha y hora, dato revelado, dirección IP y dispositivo, visible para la Administración del P.H. El valor se vuelve a enmascarar en pantalla a los treinta segundos.

El historial de accesos se muestra siempre enmascarado y no permite revelaciones. Las revelaciones denegadas por falta de permisos también quedan registradas.

8. Fotografías, evidencia de acceso y permiso de cámara

NIDO Staff usa la cámara únicamente para escanear códigos QR y capturar fotografías cuando usted lo decide. Puede revocar el permiso en los ajustes del sistema, aunque entonces no podrá verificar pases ni tomar fotografías.

Las fotografías de evidencia de acceso se cargan directamente a la API y se almacenan en un repositorio privado de Google Cloud Platform no accesible públicamente; para verlas, la plataforma genera enlaces temporales que caducan en pocos minutos. La aplicación no guarda estas imágenes en el dispositivo.

Las fotografías de perfil del visitante, destinadas a facilitar su reconocimiento en visitas posteriores, se almacenan en un repositorio en la nube y se muestran en el detalle del visitante mediante su dirección de acceso. Los códigos QR contienen solo un identificador opaco, sin datos personales; la API determina a qué pase corresponde.

9. Registro de actividad y auditoría

La plataforma mantiene un registro de auditoría de las acciones realizadas con su cuenta: creación de visitantes recurrentes, registro de llegadas, envíos a aprobación, validación de pre-registros y pases rápidos, alertas de seguridad por código QR, anulaciones, aprobaciones y rechazos, revelaciones de datos enmascarados y aceptación de estos términos.

Cada evento contiene su identificador de usuario, condominio, rol, tipo e identificador de la entidad afectada, dirección IP, agente de usuario y fecha y hora. También se registran los inicios de sesión, exitosos o fallidos, y los cierres forzados por violaciones de seguridad.

La Administración del P.H. consulta estos registros desde el portal web para supervisar el servicio de seguridad, investigar incidentes y responder a requerimientos legales. Elevia Group Corp. accede a ellos para operar y proteger la plataforma.

10. Sin analítica ni publicidad; almacenamiento en el dispositivo

NIDO Staff no incorpora herramientas de analítica, publicidad, seguimiento del comportamiento ni reporte automático de fallos de terceros. No se recopilan su ubicación, sus contactos ni identificadores publicitarios.

En el dispositivo se almacenan únicamente la sesión de autenticación (tokens y perfil básico), el identificador de instalación, el correo recordado, el idioma y el tema, en el área de almacenamiento privada de la aplicación. Se eliminan al cerrar sesión o desinstalar la aplicación. Le recomendamos proteger el dispositivo con bloqueo de pantalla.

11. Destinatarios de los datos y transferencias internacionales

Los datos se comparten únicamente con quienes necesitan conocerlos para las finalidades descritas:

Los servidores y servicios de infraestructura pueden estar ubicados fuera de la República de Panamá, incluidos centros de datos de Google Cloud Platform, Twilio y SendGrid en otros países. La Ley 81 de 2019 permite estas transferencias cuando el destinatario ofrece un nivel de protección adecuado o existen garantías contractuales suficientes.

Elevia Group Corp. contrata a estos proveedores bajo acuerdos con obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado a la prestación del servicio, y no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.

• La Administración del P.H. y el personal que autorice, a través del portal web, respecto de todos los datos de acceso y de la actividad de los guardias del condominio.
• Los residentes, a través de NIDO, únicamente respecto de las solicitudes de aprobación y el historial de visitantes de su propia unidad.
• Otros guardias asignados al mismo condominio, que ven los mismos registros de visitantes y accesos en NIDO Staff.
• Proveedores de infraestructura que actúan como encargados de Elevia Group Corp.: Google Cloud Platform (alojamiento, base de datos y archivos), Twilio (SMS de verificación) y SendGrid (correos electrónicos).
• Autoridades públicas, cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido conforme a la legislación panameña.

12. Conservación de los datos

Los plazos de conservación dependen de la categoría de datos:

• Cuenta de Guardia: mientras su asignación al condominio esté activa. Tras la desactivación, los datos de cuenta se conservan de forma limitada durante el plazo necesario para atender responsabilidades legales y luego se eliminan o anonimizan.
• Registros de inicio de sesión y de auditoría: se conservan por cuenta de la Administración del P.H. durante los plazos que esta determine para fines de seguridad, prueba y cumplimiento legal; por su naturaleza probatoria no se eliminan al desactivar la cuenta.
• Datos de visitantes, movimientos de acceso y fotografías: conforme a la política de retención de la Administración del P.H. como responsable y a los plazos configurados en el repositorio.
• Códigos OTP: caducan en minutos y se invalidan tras su uso.
• Registro de aceptación de términos: mientras exista la cuenta y durante el plazo de prescripción de las acciones legales.
• Datos en su dispositivo: se eliminan al cerrar sesión o desinstalar la aplicación.

13. Seguridad

Elevia Group Corp. aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas: comunicaciones cifradas, contraseñas en hash, verificación en dos pasos para dispositivos nuevos, tokens de sesión de corta duración con renovación rotativa, una única sesión por rol, cierre forzado ante violaciones de seguridad, enmascaramiento por defecto con revelación auditada, repositorios privados con enlaces temporales, control de acceso por condominio y rol, y auditoría de todas las acciones.

Ningún sistema es completamente seguro. Si detecta un acceso no autorizado, la pérdida del dispositivo o cualquier incidente que pueda afectar datos personales, informe de inmediato a la Administración del P.H. y a Elevia Group Corp. en soporte@tresastronautas.com. Los incidentes se gestionarán conforme a la Ley 81 de 2019 y su reglamento.

14. Sus derechos y cómo ejercerlos

Conforme a la Ley 81 de 2019, usted tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos si son inexactos o incompletos, solicitar su cancelación cuando ya no sean necesarios, oponerse a tratamientos específicos y obtener la portabilidad de los datos que haya facilitado, en un formato estructurado y de uso común.

Estos derechos tienen límites: los registros de auditoría y de acceso son necesarios para la seguridad del condominio y para fines probatorios, por lo que su cancelación puede denegarse mientras subsista esa necesidad. Las solicitudes sobre datos de visitantes y residentes deben dirigirse a la Administración del P.H. como responsable.

Para ejercer sus derechos sobre su cuenta de Guardia, diríjase a la Administración del P.H. o escriba a soporte@tresastronautas.com indicando su nombre, el condominio y el derecho que desea ejercer. Elevia Group Corp. responderá dentro de los plazos legales. Si considera que sus derechos no han sido atendidos, puede reclamar ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

15. Consentimiento electrónico, cambios y vigencia

Al utilizar NIDO Staff usted manifiesta, por medios electrónicos y con la validez que reconoce la Ley 51 de 2008, que ha leído esta Política. La plataforma registra fecha y hora, versión aceptada, aplicación, dirección IP y agente de usuario como evidencia.

Elevia Group Corp. puede actualizar esta Política; cada versión se identifica por su fecha. Cuando se publique una nueva versión, NIDO Staff se la mostrará y le pedirá aceptarla antes de continuar. Esta versión rige desde el 10 de septiembre de 2026. Para consultas sobre privacidad, contacte a la Administración del P.H. o escriba a soporte@tresastronautas.com.